Informatiehuishouding op orde
De gemeente die zijn informatiehuishouding op orde heeft, weet welke documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) in bezit heeft en waar die te vinden zijn. Ook beschikken de documenten over een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. De documenten (ook wel informatieobjecten) zijn steeds diverser dankzij digitalisering. Denk aan teksten, geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke, die brengen nieuwe opgaven om deze volgens geldende eisen duurzaam toegankelijk te houden, dat is zelfs nog niet uitgekristalliseerd hoe dat kan. Het transitieproces vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie, dat moet stapsgewijs in beeld worden gebracht. De gemeentebreed merkbare resultaten vormen de basis voor efficiëntere bedrijfsvoering, verantwoording, verregaande openbaarheid en transparantie, met een betere bescherming van het cultureel erfgoed.
In het overzicht Informatiehuishouding op orde uit het Meerjarenplan Woo, dat hierna volgt, staan de gestelde eisen die van belang zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen met de voornemens geformuleerd. In de kolom 'gemeente Almelo' staat het jaar waarop wordt gepland dat de uitvoering wordt afgerond. De gemeente Almelo pakt in 2023 de eisen over het beheer op de e-mailarchivering en het berichtenverkeer op. De percentages in het overzicht bij de kolommen die erna komen zijn de landelijke verwachtingen over de implementatie in percentages ten opzichte van alle 355 gemeenten.
Naast deze indicatoren vindt er vanuit de Archiefwet 1995 via het interbestuurlijk toezicht monitoring plaats vanuit de provincie waarop periodiek een rapportage wordt ontvangen. (Raadsbrief: Totaalbeeld interbestuurlijk Toezicht 2022, 28 april 2022).
Informatiehuishouding op orde
Eis aan informatiehuishouding | Gemeente Almelo | Halfjaar na inwerking- treding Woo | Een jaar na inwerking- treding Woo | Twee jaar na inwerking- treding Woo | Vijf jaar na inwerking- treding Woo |
|---|---|---|---|---|---|
Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening | Regionaal e-depot Plan 2024 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Binnen de applicaties zijn selectielijsten geïmplementeerd | Plan 2025 | 10% | 20% | 50% | 75% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering | Plan 2023 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | Plan 2023 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staan, hoe het beheer is geregeld) | Plan 2024 | 10% | 25% | 50% | 80% |
Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | Plan 2025 | 10% | 50% | 75% | 90% |
Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatie-object metagegevens gekoppeld (ook alles dat openbaar is) | Plan 2026 | 30% | 40% | 75% | 90% |
De organisatorische eisen
Om de implementatie van de Woo te realiseren geldt de openbaarheidsparagraaf als plan van aanpak. Er is een kleine projectorganisatie actief. Die met regelmaat aandacht schenkt aan wat er speelt, via de reguliere communicatie en besluitvormingsprocessen van de gemeente, zodat er ook besluiten worden genomen op bestuurlijk niveau.
Voor veel collega’s zal de Woo gevolgen hebben voor de werkwijze, zowel wat betreft het vastleggen als het schrijven qua inhoud zodat het makkelijk AVG-proof en digitaal toegankelijk is te maken voor openbaarmaking. Buiten dat zijn er naast het centrale document management systeem (DMS) veel uitvoerende systemen die moeten worden verbonden met de DMS. Er zal intern onderzoek worden uitgevoerd om te bepalen wat identificeerbaar is en moeten worden ingeschat wat ontbreekt en hoe dat aan te pakken. Daarnaast is het belangrijk om de goede zoek- en vindsoftware operationeel te maken. We kennen inmiddels allemaal de term ‘googlen’.
Het e-learning platform ‘digivaardig’ dat is gelanceerd in mei 2022 willen we uitbreiden met een e-learning Woo-vaardig, gericht op de cultuurverandering die de implementatie van de Woo inclusief de informatiehuishouding met zich meebrengt. De VNG start een pilot voor de ontwikkeling van de e-learning waaraan wij meedoen. De juiste inhoud moet daarvoor worden ontwikkeld. De informatiehuishouding op orde betekent ook het duurzaam toegankelijk maken van de informatiedragers, via een landelijk op te richten platform ‘PLOOI’. Dat gaat verder dan technisch mogelijk maken en functioneel juist, het moet ook eenvoudig taalgebruik zijn, zodat het echt duurzaam toegankelijk is. Een interessante uitdaging vooral ook voor de overheid als wetgever zelf. Ook dat geeft inhoud voor de e-learning en continue communicatie.
Het Meerjarenplan Woo monitort ook via de prestatie indicatoren in het overzicht De organisatorische eisen. De percentages geven net als bij voorgaande overzichten de landelijke verwachting weer van alle gemeenten op die onderdelen.
De organisatorische eisen
Eis aan organisatie Woo-implementatie | Gemeente Almelo | Half jaar na inwerking- treding Woo | Een jaar na inwerking- treding Woo | Twee jaar na inwerking- treding Woo |
|---|---|---|---|---|
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op PLOOI | PLOOI nog niet operationeel | Onbekend | Onbekend | Onbekend |
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op PLOOI ten aanzien van vier categorieën:
| Medio 2023 | |||
Gemeenten hebben een verantwoordelijke c.q. projectleider voor de implementatie Woo | Start 2022 | 10% | 20% | 50% |
Gemeenten hebben een projectplan om de Woo te implementeren | Medio 2022 | 40% | 60% | 80% |